Privacy policy

Art. 1. Geldingskracht

De organisator van het evenement wordt geacht deze algemene voorwaarden te aanvaarden door de ondertekening van het reservatie formulier en de offerte. Het ondertekend document vormt, samen met deze algemene voorwaarden, de bindende overeenkomst tussen Arena Events bvba en de organisator van het evenement en beide documenten regelen samen de rechtsverhouding.

Er kan alleen schriftelijk worden van afgeweken. Indien andersluidende overeenkomst wordt opgesteld, blijven huidige algemene voorwaarden van suppletieve toepassing.

Art. 2. Reservatie

Eventuele offertes zijn 30 dagen geldig en louter informatief.

De reservatie gebeurt schriftelijk door ondertekening van het reservatieformulier en de offerte. Bij reservatie en of bevestiging van het voorstel wordt een voorschotfactuur opgemaakt ten bedrage van 100% van het op dat ogenblik geschatte projecttotaal (excl. btw). Dit voorschot dient uiterlijk 5 kalenderdagen voor de organisatie van het evenement zelf betaald te zijn, zo niet behoudt Arena Events het recht de reservatie te annuleren zonder enige vergoeding verschuldigd te zijn.

Voor het resterend bedrag wordt een saldo factuur opgemaakt uiterlijk 1 maand na het evenement. Deze factuur dient binnen een termijn van 15 dagen na verzending van deze elektronische slotfactuur voldaan te worden.

Bij reservatie of uiterlijk 5 werkdagen voor het evenement wordt volgende informatie doorgegeven :

. a)  alle inhoudelijke aspecten van het evenement;
b)  de complete planning / het verloop van een evenement;
c)  een indicatie van het aantal deelnemers;
d)  catering afspraken;
e)  grondplannen: gedetailleerd grondplan van event / setting (voor akkoord)
f)  mogelijke geluidsoverlast buiten of binnen
g)  het aantal stuks meubilair;
h)  het nodige aantal elektriciteitspunten;
i)  Bedrijfslogo

Art. 3. Prijzen

In de opgegeven huurprijs is inbegrepen:

. a)  onderhoud van de gemeenschappelijke delen, zoals wandelgangen, inkomhal, toiletten,  etc. voor aanvang van  de manifestatie
b)  verlichting, verwarming en/of airconditioning van het gebouw
c)  conciërge
d)  basisreiniging na event (tenzij anders vermeld in offerte)
e)  security (cfr. art. 4)

In de opgegeven huurprijs is niet inbegrepen (tenzij anders vermeld of voorzien in de offerte):

. a)  de verplichte verzekering alle risico’s
b)  technische prestaties niet eigen aan de basisvoorwaarden
c)  huur zalen voor op- en afbouw
d)  bewaakte vestiaire
e)  permanentie toiletten
f)  parking en parkingboy(s)
g)  host(s) of hostess(es)
h)  meubilair
i)  BTW (21%)

Art. 4. Avond of weekend events / tijdsduur

Arena Events voorziet security (gebouw) tijdens haar openingsuren, zijnde van 6u tot 18u. Buiten deze uren dient security door eindgebruiker betaald volgens opgestelde offerte. Events in het weekend zijn onderhavig aan een aparte regeling volgens offerte.

De klant dient steeds voorafgaandelijk een gedetailleerde planning voor te leggen inhoudende geplande activiteiten. Tevens wordt de tijdsduur van een eventueel dagdeel strikt nageleefd. Bij het overschrijden van een dagdeel wordt 100 euro per begonnen uur en per zaal aangerekend en bij halve dagtarieven een dagtarief gehanteerd.

Art. 5. Diensten Arena Events BVBA

Volgende diensten moeten verplicht bij Arena Events gehuurd worden:

- Catering: Arena Events heeft een exclusiviteitscontract met vast catering bedrijf (afhankelijk locatie), hetgeen impliceert dat  het voor klanten niet toegelaten is beroep te doen op eigen catering diensten.

- Techniek: Arena Events heeft een exclusiviteitscontract met PLAY nv, hetgeen impliceert dat het voor klanten niet toegelaten is beroep te doen op eigen technische diensten / leveranciers. Op aanvraag kan hier een uitzondering in gemaakt worden mits een uitkoopsom van € 3500 excl. BTW

- Staff: Indien toiletservice of security gewenst is moeten deze via Arena Events ingeschakeld worden via een apart af te spreken tarief.

Art. 6. Parking

Bij afname van parkeerplaatsen zal Arena Events bij elk event uiterlijk 2 weken op voorhand een parking toewijzen. Hieromtrent wordt dan ook een duidelijk routeplan en een gedetailleerde beschrijving doorgestuurd.

Arena Events kan geenszins verantwoordelijk worden gesteld voor bezoekers die hun wagen op een andere parking plaatsen en hierdoor enig mogelijk ongemak zouden ondervinden.

Art. 7. Modaliteiten

De terbeschikkinggestelde ruimtes worden proper en operationeel afgeleverd. De organisator van het evenement bevestigt door eerste gebruik dat hij het gehuurde in goede staat heeft ontvangen en dat hij dit ter plaatse geverifieerd heeft. Eventuele gebreken of tekortkomingen moeten uiterlijk één uur na terbeschikkingstelling gemeld worden.

De organisator van het evenement levert de ruimtes in dezelfde staat terug als waarin hij deze ontvangen heeft. De organisator van het evenement is verplicht het goed te gebruiken als een goede huisvader en met inachtneming van de gebruiksaanwijzing en eventuele aanwijzingen van Arena Events. Iedere vorm van schade moet gemeld worden.

Eventuele kosten van extra reiniging of schade zijn steeds ten laste van de organisator van het evenement. De organisator van het evenement dient zich te schikken naar de richtlijnen en eisen van Arena Events of zijn aangestelden. Uithangborden, signalisatie (niet toegelaten op openbare weg), wegmarkeringen, banners, vlaggen of andere identificatietekens moeten, vooraleer ze op het terrein of gebouw worden aangebracht, het voorwerp uitmaken van een voorafgaande toestemming vanwege Arena Events. Er mag onder geen enkel beding worden geboord, gespijkerd, gelijmd, geverfd of iets permanent worden vastgemaakt. Daarnaast mag er geen gebruik gemaakt wor den van een transpallet in de eventruimtes.

Het gehele gebouw is rookvrij. In geen enkele ruimte mag gerookt worden. Het gebruik van ballonnen, rook, binnenhuisvuurwerk of geuren is verboden.

De organisator is tevens verplicht alle afval te verwijderen en mee te nemen en de locatie in de oorspronkelijke staat te herstellen. Bij het niet opruimen van de afval, kleefband, enz ... zal door Arena Events een forfaitair bedrag van 175 euro worden doorgerekend voor zover de onkosten dit bedrag niet overschrijden. Alle achtergelaten afval zal worden opgehaald door een gespecialiseerde firma en worden doorgerekend aan de organisator.

Arena Events kan niet verantwoordelijk worden gesteld voor signalisatie die aangebracht werd door de klant op de openbare weg en die bijgevolg niet conform is met de wetgeving (Vlaams Gewest).

Art. 8. Auteursrechten

De organisator van het evenement is zelf verantwoordelijk voor het aanvragen van de toelating en de betaling van de vergoeding van alle auteursrechtelijke-- en naburige rechten die aan de bevoegde beheersvennootschappen (o.a. SABAM) verschuldigd zijn/worden ten gevolge van de organisatie van het evenement (gebruik muziek, audiovisuele projecties, opnamemateriaal,...).

De organisator van het evenement neemt zelf initiatief en regelt alles om in orde te zijn.

Art. 9. Annulering

De annulering van een reservatie is slechts rechtsgeldig indien ze schriftelijk gebeurt (per mail of per brief).

Bij annulering na bevestiging per mail / brief:

  • meer dan 1 maand voor het event, wordt er een fee gerekend van 50% van de zaalprijs;
  • tussen 1 maand en voor de gereserveerde datum, bent u 100% van het volledige bedrag

    verschuldigd;

Art. 10. Aansprakelijkheid

Arena Events kan in geen geval aansprakelijk gesteld worden voor de eventuele schade of vernietiging of diefstal van voorwerpen van de organisator van het evenement en de deelnemers.

Arena Events is niet aansprakelijk voor schade geleden door derden ten gevolge van het georganiseerde evenement.

Arena Events is niet aansprakelijk voor eventuele ongevallen van de deelnemers aan het evenement.

Arena Events is niet aansprakelijk voor de niet-uitvoering of gebrekkige uitvoering van haar verbintenissen ten gevolge van overmacht, noch ten gevolge van gebrekkige uitvoering van eventuele onderaannemers, waaronder ondermeer catering of techniek leveranciers.

Arena Events kan niet verantwoordelijk worden geacht voor wijzigingen inzake voetbalkalender (de voetbalkalender in zijn huidige staat met aanduiding van finale of mogelijke voetbaldata bij event aanvraag kan steeds geraadpleegd worden).

Alle zelf meegebrachte attributen waarvan de organisator van het evenement zich bedient zijn voor eigen risico.

Art. 11. Klachten

Klachten betreffende diensten, grondstoffen en prijzen worden slechts aanvaard indien er bij levering een geschreven voorbehoud wordt overhandigd.

Klachten m.b.t de facturatie dienen de zetel van Arena Events schriftelijk te bereiken binnen de vijf werkdagen na factuurdatum. Na deze termijn worden onze prestaties beschouwd als zijnde definitief aanvaard. Voor geleverde spijzen en dranken is na verbruik geen klacht meer mogelijk.

Art. 12. Betaling

Bij reservatie en of bevestiging van het voorstel wordt een voorschotfactuur opgemaakt ten bedrage van 100% van het op dat ogenblik geschatte projecttotaal (excl. btw). Dit voorschot dient uiterlijk 5 kalenderdagen voor de organisatie van het evenement zelf betaald te zijn, zo niet behoudt Arena Events het recht de reservatie te annuleren zonder enige vergoeding verschuldigd te zijn.

Voor het resterend bedrag wordt een saldo factuur opgemaakt uiterlijk 1 maand na het evenement. Deze factuur dient binnen een termijn van 15 dagen na verzending van deze elektronische slotfactuur voldaan te worden.

Indien de factuur op de vervaldag niet is betaald, dan is van rechtswege en zonder enige ingebrekestelling een conventionele moratoire intrest verschuldigd aan de intrestvoet bepaald in artikel 5 van de Wet van 02/08/2002 ter Bestrijding van de Betalingsachterstand. Elke laattijdige betaling door de klant geeft Arena Events bvba tevens het recht om een forfaitaire schadevergoeding aan te rekenen van 15% van de factuurbedragen, met een minimum van 40 EUR en een maximum van 2.500 EUR, dit ter dekking van de administratieve kosten van Arena Events bvba.

Wijziging van facturatie gegevens te wijten aan het niet doorgeven van correcte gegevens door de klant zal aanleiding geven tot een forfaitaire administratie kost van 15 euro.

Art. 13. Verzekering

Arena Events belast zich niet met het afsluiten van de verzekeringen ten behoeve van de organisator van het evenement.

De organisator van het evenement dient zich adequaat te verzekeren in het kader van de uitvoering van deze overkomst daaronder begrepen, maar niet gelimiteerd tot het nemen van een verzekering burgerrechtelijke aansprakelijkheid evenementen tot dekking van, in het kader van het evenement:

  • De schade die in het kader van het evenement veroorzaakt wordt aan personen (letsels) of aan goederen  (beschadiging, verlies,...)  
  • De schade aan het ter beschikking gestelde gedeelte van het gebouw en haar inhoud

Arena Events is gerechtigd te allen tijde een bewijs van verzekering en de premiebetaling op te vragen.

De verzekeraars in de diverse polissen brand van de Arena voorzien afstand van verhaal, de gevallen van kwaadwilligheid, opzet en zware en/of vrijwillige fout uitgezonderd.

De klant verbindt er zich evenwel toe om, bij schade waarvoor hij aansprakelijk is, binnen de 8 dagen na het eerste verzoek over te gaan tot betaling van de contractuele verzekeringsvrijstellingen dewelke van toepassing zijn naargelang de aard van de schade.

Tevens zien de klant en zijn verzekeraars af, de gevallen van kwaadwilligheid, opzet en zware en/of vrijwillige fout uitgezonderd, van alle verhaal dat zij zouden kunnen uitoefenen tegenover betrokken partijen (de voetbalclubs en aanhangende vennootschappen, alsook voor hun mandatarissen, aangestelden en medewerkers, al dan niet onder gezag, zowel op zelfstandige basis als onder vorm van een vennootschap, de uitbaters van de shops, de cateraars, de huurders en onderhuurders, diegenen die genieten van de ter beschikkingstelling van de lokalen, de NV van publiek recht A.S.T.R.I.D, de BVBA M Vanderheyden, de BVBA Clockwork, de syndicus en alle andere gasten en gebruikers van het gebouw, alle zuster- en dochterondernemingen van voornoemden alsmede alle belanghebbenden).

Art. 14. Wijziging of supplementaire bestelling

Wijzigingen aan de reservatie kunnen slechts schriftelijk en mits akkoord Arena Events. Een wijzigende, gewijzigde of supplementaire bestelling kan een verhoging van de overeengekomen prijs met zich meebrengen en zal dan tevens het voorwerp uitmaken van een bijkomende facturatie.

Vermindering in posten of aantallen, niet doorgegeven 5 werkdagen voor het event, zullen niet meer verrekend worden in de eindfacturatie.

Art. 15. Toepasselijk recht- en bevoegdheidsclausule

In geval van betwisting is het Belgisch recht van toepassing en zijn de rechtbanken van het arrondissement Gent exclusief bevoegd.

Art. 16. Opties

Opties genomen op een zaal zijn 10 dagen geldig. Indien evenwel een andere aanvraag voor dezelfde datum dan krijgt de optiehouder uiterlijk 5 werkdagen om optie te bevestigen of te annuleren.

Art. 17. Foto’s
Mits het ondertekenen van het zaalhuurcontract geeft de Huurder ook haar uitdrukkelijke goedkeuring aan de Verhuurder tot het publiceren van foto’s van haar event(s) op de verschillende communicatiekanalen van de Verhuurder (zoals LinkedIn, nieuwsbrief, Facebook, website, enz).

Art. 18. Copyright

De naam, de afbeelding, het logo of het handelsmerk van Arena Events, de namen van de voetbalstadia of voetbalclubs mag niet worden gebruikt behoudens na schriftelijke instemming van betrokken partijen.